Plannen als bezweringsformule

Waar rioleurs en waterbeheerders al jaren met concrete maatregelen aan het anticiperen zijn op de klimaatverandering, schieten andere mensen nu net wakker: ‘Help het klimaat verandert, we moeten iets doen!’. Gevolgd door een rapport met veel woorden waarin staat dat we acties moeten ondernemen en dat dat alleen kan door samen te werken. Het schiet lichtelijk in het verkeerde keelgat bij de rioleurs en waterbeheerders. Niet in de laatste plaats omdat in het rapport consequent ‘beheersen’ staat in plaats van ‘beheren’. Een veel gemaakte fout in Nederland, zeker als je niet uit de beheerwereld komt. Maar soms lijkt het ook op een Freudiaanse verspreking: we houden in Nederland immers zoveel van beheersen. We beheersen ons helemaal suf met omgevingsmanagement, projectmanagement, risicomanagement, onderhoudsmanagement, communicatiemanagement, reputatiemanagement, lijnmanagement en o ja: assetmanagement.

Voor elke scheet een plan

En al dat beheersen gaat gepaard met een stroom aan plannen. Voor elke scheet is er wel een plan te bedenken. Het is een soort bezweringsformule. Een magisch geloof dat alles wat beschreven staat, ook zo wordt uitgevoerd. Dat als er nieuwe mensen de organisatie instromen, ze alleen maar de plannen hoeven te lezen en ze dan precies weten wat er moet gebeuren. Het zijn (digitale) pakken papier die de processen beschrijven, de taken per rol verdelen en aangeven hoe de informatiestromen lopen. Intussen verandert er echter niets in de manier van werken. Nieuwe mensen zijn naarstig op zoek naar hoe de hazen werkelijk lopen. En de plannen van de aannemer die vol met beloften staan, komen niet tot uitvoering. Kennelijk is er toch iets meer nodig om de gewenste manier van werken te effectueren.

Zoveel leidraden

Wat ook opvalt is de toename in het aantal leidraden. Onlangs stuurde een collega mij een handleiding toe. Ik scande snel mijn harde schijf en kreeg een enorme lijst aan leidraden op mijn scherm te zien. Toch zat zijn leidraad er nog niet bij. Knap. De kwantiteit van de leidraden zegt helaas niets over de kwaliteit. Samen kwamen we tot de conclusie dat de voorgangers van de huidige leidraden een stuk beter waren. Zonder enig onderzoek om deze bewering te staven, lijkt het erop dat er tegenwoordig meer en meer leidraden worden gemaakt, maar dat het slappe aftreksels zijn van het echte ingenieurswerk. In de jaren tachtig lukte het om artikelen te schrijven van één A4-tje, vier kolommen, klein lettertype, acht formules en een inhoudelijke diepgang. Aan het begin van deze eeuw nam het aantal pagina’s toe en het aantal formules af. Tegenwoordig zijn formules vervangen door infographics met bijpassende video’s, begeleid door een hoop woorden waarvan niemand weet hoe je daar nu concreet mee aan de slag moet.

Het is beter om te sturen op betrouwbaarheid en vakmanschap

In de psychologie van de koude grond begint het erop te lijken dat we diepgaande ingenieurskennis aan het verliezen zijn, en dat we mensen opleiden door ze leidraden en plannen te laten schrijven. Wanneer het er inhoudelijk echt op aankomt, haakt de auteur af met de woorden: ‘En nu mogen de tactische mensen het verder uitwerken’. Om vervolgens naar een ander project te vertrekken. Van een afstand lijkt alles onder controle en de lijnmanagers kunnen tevreden de vakjes op hun excellijst afvinken. Intussen leggen de techneuten, die al die processen tot uitvoering moeten brengen, de documenten naast zich neer. Het biedt geen praktische handvatten. Als er al een boek op wordt nageslagen, dan is het een degelijk werk op het gebied van beheer. Techneuten weten: beter één goed naslagboek, dan tien vluchtige plannen. En van hen hoef je verder niet veel meer te verwachten, want tja, is het niet zo dat een echte techneut niet kan schrijven? Maar de werkelijkheid is zoals die van de rioleurs uit het begin van dit verhaal: die zijn gewoon aan het doen, in plaats van vage plannen te produceren.

Simon Sinek schrijft: je kunt op alle processen vertrouwen, maar het zegt niets over wat er wordt opgeleverd. Je kunt beter sturen op de betrouwbaarheid en het vakmanschap van de uitvoerder.

Foto: Pixabay – Shahid Abdullah