Het geld moet op straat liggen

We waren bezig met de voorbereidingen voor een selectieleidraad, toen de lijst met bijlagen voorbijkwam. Daar zaten stukken tussen die geen enkele relatie hadden met een selectiefase. Op de vraag waarom deze bijlagen aan de leidraad werden toegevoegd, was het antwoord: ‘Zo doen we dat nu eenmaal in deze organisatie. En als we daar vanaf wijken, dan wordt de afdeling Inkoop heel boos.’ Als een adviseur een standaardlijst aan bijlagen aan haar offerte zou voegen wordt de opdracht niet gegund, omdat het niet aansluit bij de vraag van de opdrachtgever. Zo’n offerte geeft weinig vertrouwen voor een goed eindproduct. Maar als je als opdrachtgever iets soortgelijks doet, maakt het niet uit. Wie betaalt, bepaalt. Dat het tot onnodig werk in je eigen organisatie leidt, doet niet ter zake. Dat je je collega’s ermee op de kast jaagt, maakt niet uit. Zij die hiermee om kunnen gaan blijven en de rest vertrekt wel weer. Want dit is de manier waarop wij werken.

Op straat, niet in de vergaderzaal

Een gemeente zetten een uitvraag op de markt voor weginspectie en onderhoud. Ze deed dit op basis van UAV-gc. Er werd een contractmanager ingevlogen met jarenlange ervaring met UAV-gc contracten, die voor de gemeente alles volgens het boekje ging uitwerken. De aannemende partij had vervolgens een adviseur nodig om aan alle eisen en wensen van de gemeente te voldoen. Totdat de ingehuurde contractmanager werd vervangen door een pragmatische overheidsambtenaar. Die schrok zich wezenloos toen hij zag wat er allemaal was opgetuigd – voor een inspectie- en onderhoudscontract van vier ton. Hij draaide alles terug tot een passend formaat onder het motto: ‘Het geld moet op straat liggen; niet in de vergaderzalen’.

Dat is een uitstekend assetmanagementmotto. Want als je stuurt op total cost of ownership, dan moet je daar wel al ‘vergader’kosten bij optellen. En niet alleen de vergaderkosten, maar ook alle kosten voor onnodig werk ‘omdat dat nu eenmaal de manier is waarop wij werken’. Durf je als organisatie de beslissingsbevoegdheid voor een werk bij de projectmanager neer te leggen, of moet het eerst vier managementlagen passeren?

Nog steeds aan het wachten

De buitendienst van een waterschap constateerde een overdaad aan waternavel in de watergang. Hoog tijd om te gaan ruimen. De activiteit maakte onderdeel uit van het werkpakket van de eigen dienst. Hoe zouden ze het aanpakken? Er kwam een goed idee op tafel dat bestond uit het betrekken van vrijwilligers bij het werk. Uiteindelijk is het er niet van gekomen, omdat er binnen de organisatie geen beleid was voor deze anders-dan-normale-aanpak. Er wordt nog steeds gewacht tot er vergaderkosten worden gemaakt om een uitspraak te doen over hoe de activiteit moet worden aangepakt.

De wereld is niet rechtlijnig

De wereld is niet zo rechtlijnig dat er één aanpak kan worden bedacht, afgetikt en toegepast. Er is altijd wel sprake van een andere context en een betere invulling. Er is altijd een mogelijkheid om het werk slimmer aan te pakken. Bij langjarige contracten is dat zelfs waar we aannemers op selecteren: de mate waarin ze zelf met ideeën komen om het werk beter en slimmer te maken. Intussen blijft de eigen organisatie steken op een werkproces van dertien jaar geleden en is het gelatenheid troef onder de medewerkers: zo doen we dat nu eenmaal. Maar dat is niet de manier waarop het geld op straat komt te liggen.

Foto: Pixaby – attiliovaccaro