Ervaring gaat met pensioen

We weten al jaren dat er een golf aan collega’s met pensioen gaat. Dit geldt trouwens niet alleen voor beheerders, maar voor heel veel beroepsgroepen. Waarschuwing op waarschuwing is er afgegeven. Let op: de kennis verdwijnt uit onze organisatie. En net als bij al die andere beroepsgroepen, wordt de urgentie pas gevoeld wanneer de ervaring daadwerkelijk verdwijnt.

Tijd voor actie dus: ‘We moeten de kennis vastleggen. Veel afwegingen vinden nu nog plaats in hoofden en impliciet, dus we moeten de afwegingen expliciet maken. Hoe weten de opvolgers anders, wat de reden is geweest voor een bepaalde maatregel?’

Kennismanagement of toch iets anders?

Ik weet niet hoe het met jullie zit, maar als ik een jaar niet met een project ben bezig geweest, weet ik ook niet meer wat de afwegingen waren. Daarom schrijf ik ze op. Maar dan is het altijd nog wel mijn eigen kennis. Er zijn organisaties die aan kennismanagement willen doen, waarbij het de bedoeling is dat alle kennis van iedereen wordt (en daarmee tegelijkertijd van niemand). Er zijn ook assetmanagers die dat willen doen. Dat klinkt logisch, maar toch is handig om nog even door te vragen: Wat willen jullie bereiken met dat kennismanagement? In eerste instantie lijkt het te gaan over het vastleggen van informatie. Maar naarmate het gesprek vordert, blijkt dat er iets anders aan de hand is. De vakgroep heeft namelijk geen beheerbeleid, of beheerstrategie. Met uitzondering van de rioleringsclub natuurlijk, want die maakt al jaren verplicht een Gemeentelijk Rioleringsplan. Maar voor kunstwerken is dat lang niet zo vanzelf sprekend. Waar de organisatie behoefte aan heeft, is een helder beheerkader, of iets wat helpt bij het nemen van beslissingen. Tot nu toe deed die bijna-pensionado dat in zijn eigen hoofd. Dat is wat er wordt bedoeld met ‘impliciete afwegingen’. En als hij weggaat, is er iets of iemand nodig die dat kan overnemen. Vandaar die roep om kennismanagement, maar eigenlijk is het een roep om een concreet assetmanagementplan.

We vragen het aan onze collega’s

Vragen om een assetmanagementplan is in iedere geval zinvoller, dan het proberen op te zetten van een kennismanagementsysteem. Punt is namelijk dat kennis niet iets is, dat je kunt beheersen. Het is iets dat ontstaat (kennis hè, niet informatie). Daarmee is de term kennismanagement een contradictio in terminis. Informatie kun je vastleggen, routines kun je vastleggen en zelfs historische beslissingen kun je vastleggen. Maar zeg nou zelf, het werkt toch lekkerder wanneer een collega vertelt: ‘Tien jaar geleden hebben we daar ook zoiets gedaan, misschien moet je daar en daar eens naar kijken’. Keer op keer blijkt uit onderzoek dat als mensen iets willen weten, ze vrijwel altijd eerst naar hun directe collega’s gaan en de duur betaalde kennissystemen links laten liggen.

Korte video’s als afscheidscadeau

Maar hoe moet het nou met die jarenlange ervaring die de vertrekkende collega mee naar huis neemt? Die kun je niet vangen in letters en cijfers. In een goede georganiseerde werkomgeving zijn er andere collega’s die ook al een tijdje meelopen en voldoende ervaring hebben om het gat op te vullen. Mocht dit niet het geval zijn en dreigt er echt een brok belangrijke historische kennis te verdwijnen, dan kun je ervoor kiezen om korte video’s te maken. Een soort afscheidscadeau van de bijna-pensionado, gemaakt op locatie, met de ervaringskennis die hij per se wil overdragen. Een beetje humor erin is een absolute voorwaarde en spreek gerust de huidige collega’s met een dikke vette knipoog aan. Want deze kennis is niet bedoeld om opgeslagen te worden in een informatiesysteem, het is bedoeld om door te geven. Kennis ontwikkelt zich namelijk. Letterlijk.