Processen lijken ongrijpbaar

Bij een proces stop je er aan de ene kant iets in en aan de andere kant komt er iets uit. Logisch dus dat het zijn oorsprong vond in de maakindustrie. Tegenwoordig zijn er ook heel veel processen in de dienstenindustrie, zoals het beheren van de openbare ruimte. Als je proces zegt, dan zeg je controle. Je wilt namelijk van A naar B komen. Een proces is een serie handelingen. Vroeger of later bouw je routine op in je werkzaamheden en dan heb je een proces gemaakt.

Wanneer we in assetmanagement praten over processen, werken we echter vaak andersom. Eerst bedenken we hoe we zouden willen werken, schrijven dat op, wijzen een proceseigenaar aan …. en dan gebeurt er niets. Zo vreemd. Hoe kan dat toch? Als er processen zijn, dan moet alles toch ook zo werken? Waarom lijken processen zo ongrijpbaar?

Het is net zoiets als een set regels maken over hoe een tiener haar kamer op moet ruimen. Je legt de instructies op het bureaublad vol rotzooi, maakt er nog even melding van tijdens het avondeten en dan verwacht je de volgende dag bij thuiskomst dat de kamer net en fris is. En om het verhaal af te maken: de andere ouder is de proceseigenaar.

Thuis zijn we onbewust bekwaam in het begeleiden van processen. Een beetje ouder gaat in gesprek met de tiener over het opruimen van de kamer. Samen ga je op zoek naar wat werkt. En vervolgens blijf je het als ouder herhalen, op attenderen en af en toe schiet je een keer uit je slof. Je bent als ouder een procesbegeleider. Binnen assetmanagement gaat het net zo. Je geeft aan wat er moet gebeuren. Sámen bekijk je hoe je daar het beste invulling aan kunt geven. En met allerlei hulpmiddelen zorg je dat het proces actief wordt ingevuld, net zolang tot het automatisch gaat.

In theorie althans. In de praktijk geloven we heilige in de theoretische beschrijvingen die op de digitale hoop belanden. Hier is een tip: de processen binnen assetmanagement zijn allang beschreven (kijk bijvoorbeeld op www.iampro-portaal.nl). Dat hoef je niet opnieuw te doen. Het gaat erom dat je er op een praktische manier mee aan de slag gaat. Sámen. Een procesbegeleider kan hierbij helpen. En de proceseigenaar? Die zorgt ervoor dat de procesbegeleider zijn werk kan doen.