Welke verbetercirkel is niet gesloten?

Welke verbetercirkel is niet gesloten?

Plan-do-check-act: wie is er niet groot mee geworden? Nou vooruit, voor de meesten onder ons is het geen pindakaas, maar toen we gingen werken zijn we er wel mee in aanraking gekomen. Veel beheerorganisaties vertellen dat bij hun de cirkel niet gesloten is, maar dat ze het wel willen. Dus wordt in elk rapport keurig een plaatje van de cirkel van Deming geplaatst om te onderstrepen dat ze continu willen leren. Maar is dat ook echt zo? Sluiten we de cirkel niet? Het ligt er maar aan naar welke cirkel je kijkt. We leren echt wel wat uit de inspecties en de evaluaties na een calamiteit. We herijken regelmatig ons beleid en als het goed is neemt jouw werkervaring ook toe. Wat we minder goed doen is kijken hoe de openbare ruimte in zijn geheel functioneert en of onze ingrepen hebben gebracht wat we voor ogen hadden.

De plan-do-check-act-cirkel draait dus op verschillende niveaus: Op het niveau van de openbare ruimte, de organisatie, de dienst, de afdeling, het team en het individu. Elke keer wanneer er sprake is dat de cirkel niet gesloten is, is het van belang om te vragen om welke cirkel het gaat. Dit om te voorkomen dat er een algemene conclusie wordt getrokken dat de cirkel nergens sluit, want dat is niet het geval. Op individueel niveau en binnen teams en afdelingen vinden er wel degelijk verbeteringen plaats. Moeilijker wordt het wanneer het een potentiële verbetering betreft over afdelingen of diensten heen. Voor de meeste medewerkers ligt dat buiten hun cirkel van invloed. Ze benoemen het verbeterpunt, maar het blijft liggen omdat er niemand is om het op te pakken. Hier is procesbegeleiding op zijn plaats.

Hoe mooi het plan-do-check-act-denken is, er is ook een keerzijde. Het geeft namelijk het gevoel van controle. Niet iedereen durft hardop uit te spreken dat we misschien niet alles in de hand hebben, of dat we misschien in de verkeerde richting aan het bijsturen zijn. Wat op het ene niveau een prima aanpassing is, kan op een ander niveau minder goed uitpakken. Iemand moet dat overzicht bewaken en over de hele openbare ruimte bijsturen. Als we het hebben over de cirkel die niet gesloten is in de organisatie, hebben we het waarschijnlijk over deze cirkel. Twee adviezen: 1) Bepaal over welke cirkel je het hebt, voordat je mensen onnodig aanspreekt en 2) Laat het plaatje van de verbetercirkel eens achterwege en ga samen op zoek naar hoe het beter kan. Gewoon doen.